Při archivaci je ze všeho nejdůležitější udržet v dokumentech pořádek a přehled a ochránit je před poškozením. Některé doklady je podle zákona nutné uchovávat 10, jiné i 30 let. Naštěstí dnes máme velký výběr archivačních pomůcek z různých materiálů a v různých cenových hladinách, které nám práci v archivu usnadní.
Pomůcky pro každodenní použití
Vždy se v kanceláři najdou nějaké papíry, které je třeba nechat podepsat, odeslat nebo se k nim ještě vrátit. Pro takové situace je dobré mít po ruce prospektové obaly (fólie), aby se nám papíry nepomačkaly a neušpinily. Pro prezentaci dokumentů klientům a obchodním partnerům využijeme katalogové knihy. Zpracované pak vkládáme do pořadačů a ukládáme do archivu.
Levné archivační pomůcky z papíru
Dlouholetou klasikou v archivačních pomůckách jsou papírové desky, šanony a krabice. Jsou většinou šedivé, dalo by se možná říct i nevzhledné. V archivu je ale moc lidí nevidí. Jejich výhodou je, že jsou levné, dají se popsat a přehledně uspořádat.
Barvy pro lepší orientaci
Komu se nelíbí černé papírové pořadače nebo šedivé krabice, může si vybírat z dalších typů, materiálů a škály barev, což se hodí tam, kde jsou pořadače vidět (třeba na polici v kanceláři). S barevnými plastovými složkami, pořadači a krabicemi můžeme archiv přehledně uspořádat, a navíc papírové dokumenty i lépe ochránit před vlhkostí a mechanickým poškozením. Plastové boxy, krabice, pořadače se dají omýt a znovu využít.
Nabídka a rozdělení archivačních pomůcek
Archivačních pomůcek je velké množství, záleží na tom, podle jakého kritéria se chceme orientovat, zda je pro nás důležitá nízká cena, nebo lepší ochrana dokumentů, výdrž archivačních pomůcek, jejich opětovné využití. Pro práci s dokumenty jsou připraveny pákové pořadače, desky, rychlovazače, prospektové obaly, podpisové knihy, obaly na dokumenty a další nezbytnosti.
Pomůcky pro označení pořadačů a boxů
K tomu, abychom rychle zjistili, co se v kterém pořadači nebo krabici ukrývá, slouží štítky, popisovače a další pomůcky. Etikety mohou být samolepicí nebo zasouvací, dají se popsat nebo potisknout.
